Algemene Voorwaarden CiviQs

1. Algemeen

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten waarbij CiviQs B.V., gevestigd te Emmerikseweg 43, 7041AV ‘s-Heerenberg (KvK 94628092, BTW NL866841751B01), hierna te noemen “CiviQs”, diensten levert aan een Opdrachtgever.

1.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

1.3 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, met uitzondering van:

• GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) voor gemeentelijke organisaties
• ARBIT (Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten) voor Rijksoverheidsorganisaties
  
  Deze voorwaarden kunnen van toepassing zijn indien dit vooraf schriftelijk is overeengekomen.

1.4 Bij tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en GIBIT/ARBIT prevaleert hetgeen is bepaald in de individuele overeenkomst tussen partijen.

2. Dienstverlening

2.1 CiviQs zal zich naar beste kunnen inspannen de dienstverlening met zorg uit te voeren, in voorkomend geval overeenkomstig de met Opdrachtgever schriftelijk vastgelegde afspraken en procedures.

2.2 Indien is overeengekomen dat de dienstverlening in fasen zal plaatsvinden, is CiviQs gerechtigd de aanvang van de diensten die tot een fase behoren uit te stellen totdat Opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.

2.3 De dienstverlening kan zowel op locatie van Opdrachtgever als op afstand plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Voor werkzaamheden op locatie worden reiskosten en reistijd in rekening gebracht conform artikel 3.7.

2.4 CiviQs is gerechtigd de diensten (deels) door derden te laten verrichten. Bij inzet van derden blijft CiviQs volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening.

2.5 Alleen indien dit schriftelijk uitdrukkelijk is overeengekomen, is CiviQs gehouden bij de uitvoering van de dienstverlening tijdige en verantwoord gegeven aanwijzingen van Opdrachtgever op te volgen.

3. Tarieven en Betaling

3.1 Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting (BTW) en andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd.

3.2 Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.

3.3 Bij strippenkaarten geldt:

• Facturering geschiedt volledig vooraf
• De geldigheidsduur is 6 maanden vanaf factuurdatum, tenzij anders overeengekomen
• Minimale afname per consultancysessie is 1 uur
• Niet gebruikte uren vervallen na de geldigheidsduur
• Strippenkaarten zijn niet overdraagbaar en niet restitueerbaar

3.4 Bij periodieke dienstverlening (bijvoorbeeld x uur per week/maand):

• Facturering geschiedt maandelijks vooraf
• Het overeengekomen aantal uren wordt vooraf gefactureerd
• Extra uren worden in de daaropvolgende maand gefactureerd

3.5 Bij opdrachten met een looptijd langer dan drie maanden kan CiviQs een voorschot van 25% van de geoffreerde som in rekening brengen.

3.6 Indien Opdrachtgever de verschuldigde bedragen niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, is Opdrachtgever, zonder dat enige ingebrekestelling nodig is, over het openstaande bedrag de wettelijke handelsrente verschuldigd.

3.7 Voor werkzaamheden op locatie geldt:

• Reiskosten worden in rekening gebracht tegen €0,21 per kilometer, gerekend vanaf het kantooradres van CiviQs
• Reistijd wordt voor 50% doorberekend tegen het geldende uurtarief
• Parkeerkosten en andere direct aan de reis gerelateerde kosten worden volledig doorberekend

4. Intellectuele Eigendom

4.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op de door CiviQs ontwikkelde of ter beschikking gestelde adviezen, trainingsmaterialen, documentatie, rapporten, analyses, en andere materialen berusten uitsluitend bij CiviQs of diens licentiegevers.

4.2 In afwijking van artikel 4.1 berust het intellectueel eigendom van specifiek voor Opdrachtgever ontwikkelde software bij Opdrachtgever, mits dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen en alle facturen door Opdrachtgever zijn voldaan.

4.3 Het is Opdrachtgever niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom uit de materialen te verwijderen of te wijzigen.

5. Geheimhouding en Privacy

5.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen.

5.2 De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die:

• Publiekelijk bekend is geworden zonder toedoen van de ontvangende partij
• Door een derde aan de ontvangende partij is verstrekt zonder geheimhoudingsverplichting
• Op grond van de wet openbaar gemaakt moet worden

5.3 CiviQs verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG/GDPR en heeft hiervoor passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.

6. Security en Compliance

6.1 CiviQs hanteert strikte security-maatregelen waaronder:

• Versleuteling van gevoelige gegevens
• Toegangscontrole en authenticatie
• Regelmatige security updates
• Monitoring en logging van systemen
• Incident response procedures

6.2 Op verzoek verstrekt CiviQs inzage in:

• Security-maatregelen en -procedures
• Verwerkersovereenkomsten
• Documentatie over compliance

6.3 CiviQs en haar medewerkers:

• Ondertekenen geheimhoudingsverklaringen
• Kunnen een VOG overleggen indien vereist
• Volgen regelmatig security-awareness trainingen

7. Aansprakelijkheid

7.1 De totale aansprakelijkheid van CiviQs wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die overeenkomst bedongen prijs (excl. BTW). Indien de overeenkomst hoofdzakelijk een duurovereenkomst is met een looptijd van meer dan één jaar, wordt de voor de overeenkomst bedongen prijs gesteld op het totaal van de vergoedingen (excl. BTW) voor één jaar.

7.2 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:

• De redelijke kosten die Opdrachtgever zou moeten maken om de prestatie van CiviQs aan de overeenkomst te laten beantwoorden
• Redelijke kosten gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade
• Redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van schade

7.3 De aansprakelijkheid van CiviQs voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie en schade als gevolg van aanspraken van afnemers van Opdrachtgever is uitgesloten.

8. Overmacht

8.1 Geen van partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien hij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.

8.2 Onder overmacht wordt mede verstaan: stroomstoringen, netwerkstoringen, ziekte of uitval van onvervangbaar gebleken medewerkers, en overheidsmaatregelen.

9. Beëindiging

9.1 Elk der partijen heeft het recht de overeenkomst te beëindigen indien de andere partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van wezenlijke verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst en, na deugdelijk schriftelijk in gebreke te zijn gesteld, nalaat binnen redelijke termijn alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen.

9.2 Bij beëindiging van de overeenkomst zal CiviQs:

• Meewerken aan een soepele overdracht van werkzaamheden
• Alle relevante data en documentatie overdragen
• Broncode en technische documentatie verstrekken indien overeengekomen

10. Exit-strategie

10.1 Voor langlopende opdrachten stelt CiviQs in overleg met Opdrachtgever een exit-strategie op die minimaal omvat:

• Procedure voor overdracht van werkzaamheden
• Termijnen voor overdracht
• Verantwoordelijkheden van beide partijen
• Kosten van de overdracht

10.2 De exit-strategie waarborgt:

• Continuïteit van dienstverlening
• Beschikbaarheid van data en documentatie
• Overdraagbaarheid van kennis
• Minimale verstoring van bedrijfsprocessen

11. Software en Implementatie

11.1 Voor de levering van software(licenties) en implementatiediensten gelden de volgende aanvullende bepalingen:

11.2 Licenties:

• Softwarelicenties worden verstrekt op basis van de voorwaarden zoals vermeld op govgpt.nl
• Licenties worden verstrekt voor de overeengekomen duur en tegen de overeengekomen vergoeding
• Updates en upgrades zijn alleen inbegrepen indien uitdrukkelijk overeengekomen

11.3 Implementatie:

• CiviQs ondersteunt bij de implementatie volgens de overeengekomen scope
• Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig verschaffen van toegang tot systemen en het beschikbaar stellen van benodigde medewerkers
• Specifieke implementatie-eisen dienen vooraf schriftelijk te worden overeengekomen

11.4 Support:

• Supportdiensten worden alleen geleverd indien en voor zover schriftelijk overeengekomen
• Response- en oplostijden zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen
• Support wordt geleverd op basis van een best-efforts verplichting

11.5 Infrastructuur:

• Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen en onderhouden van de benodigde infrastructuur
• CiviQs kan adviseren over de vereiste infrastructuur, maar is niet aansprakelijk voor het functioneren daarvan

12. Specifieke Bepalingen Overheidsorganisaties

12.1 Voor opdrachten aan overheidsorganisaties erkent CiviQs het belang van:

• Exit-strategie en overdraagbaarheid van diensten/data
• Informatiebeveiliging conform BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid)
• Privacy conform AVG/GDPR en aanvullende overheidseisen
• Open standaarden waar van toepassing
• Archivering conform Archiefwet

12.2 Bij opdrachten voor overheidsorganisaties zal CiviQs:

• Meewerken aan een DPIA indien vereist
• Voldoen aan relevante security-eisen
• Source code en documentatie adequaat bijhouden
• Medewerking verlenen aan audits binnen redelijke grenzen

12.3 Voor implementatie van AI-systemen bij overheidsorganisaties geldt aanvullend:

• Naleving van specifieke AI-gerelateerde wetgeving
• Transparantie over gebruikte modellen en trainingsdata
• Waarborgen voor uitlegbaarheid van beslissingen
• Monitoring op bias en discriminatie

12.4 Archivering en bewaartermijnen:

• CiviQs houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen
• Documentatie wordt conform Archiefwet bewaard
• Er worden back-ups gemaakt volgens best practices
• Er is een procedure voor dataretentie en -vernietiging

13. Toepasselijk Recht en Geschillen

13.1 De overeenkomsten tussen CiviQs en Opdrachtgever worden beheerst door Nederlands recht.

13.2 Geschillen welke tussen CiviQs en Opdrachtgever mochten ontstaan naar aanleiding van een tussen partijen gesloten overeenkomst dan wel naar aanleiding van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg zijn, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waar CiviQs gevestigd is.

14. Slotbepalingen

14.1 CiviQs heeft het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste een maand voor inwerkingtreding schriftelijk of elektronisch bekendgemaakt.

14.2 Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94628092.